Подяка
Приклад: «Дякуємо за відгук. Раді, що вам сподобався візит. Будемо раді бачити знову». Додайте доречну конкретику, якщо вона не розкриває приватну інформацію. Не перетворюйте відповідь на рекламний список ключових слів.
Критика
Приклад: «Дякуємо, що повідомили. Нам шкода, що довелося чекати. Зв’яжіться з адміністратором, щоб ми перевірили обставини». Використовуйте реальний канал зв’язку. Спочатку з’ясуйте факти у команди; не обіцяйте компенсацію без повноважень.
Невідомі обставини
Якщо деталей мало, попросіть уточнення у приватному каналі. Не називайте автора брехуном лише тому, що не знайшли запис. Не публікуйте номер замовлення, діагноз, телефон чи інші чутливі дані.
Процес для команди
Погодьте, хто перевіряє факти, хто пише відповідь і які ситуації передають керівнику. Шаблон є основою, а не заміною уваги. Відповідь має допомагати людині та пояснювати наступний крок.